Бухгалтерия для селлеров на маркетплейсах: что важно учитывать?

Продажа через маркетплейсы — это эффективный способ выхода на рынок с уже готовой инфраструктурой, но бухгалтерский учёт требует внимательности. Финансовые потоки, комиссии, удержания, возвраты и прочие нюансы требуют точного учёта, чтобы избежать ошибок, которые могут привести к доначислениям налогов, штрафам и претензиям со стороны налоговых органов. Без системного подхода ведение такого бизнеса становится рискованным. Передача бухгалтерского сопровождения профессионалам помогает снизить административную нагрузку, минимизировать налоговые риски и позволяет предпринимателю сосредоточиться на развитии продаж и улучшении клиентского сервиса.

1. Доход — это не то, что поступает на расчётный счёт

Одна из самых распространённых ошибок среди предпринимателей, работающих через маркетплейсы — неверное определение суммы дохода. Многие ориентируются на фактически поступившие средства на счёт, забывая, что для налоговой важна не «чистая» сумма после всех удержаний, а полная стоимость продажи.

Согласно налоговому законодательству, доходом признаётся вся сумма, которую заплатил покупатель, независимо от того, сколько реально осталось после вычета комиссии, логистических услуг, продвижения и других затрат. Это правило действует на всех популярных торговых платформах: OZON, Wildberries (WB, ВБ, РВБ Вайлдберриз), Яндекс Маркет.

Пример: если вы продали товар на OZON за 2 000 рублей, а после удержания комиссии маркетплейс перевёл вам 1 700 рублей, налоговая всё равно будет считать доходом именно 2 000 рублей. Соответственно, именно эта сумма должна быть отражена в бухгалтерском учёте и учитываться при расчёте налогов.

2. Комиссия и услуги маркетплейса — это расходы, но с обязательными условиями

Маркетплейсы, такие как OZON, Wildberries (WB, ВБ, РВБ Вайлдберриз), Яндекс Маркет, взимают с продавцов плату за широкий спектр услуг. Это может быть комиссия с каждой продажи, стоимость логистики, плата за продвижение товаров, хранение на складе, упаковку, участие в акциях и так далее. Эти суммы напрямую уменьшают фактический доход селлера, и, казалось бы, логично включить их в состав расходов при расчёте налогооблагаемой базы.

Однако здесь важно понимать: учесть расходы в налоговом учёте можно только при наличии подтверждающих документов. В противном случае налоговая инспекция вправе исключить эти суммы из состава затрат, что приведёт к увеличению налога и, возможно, к штрафам.

Чтобы правильно учесть комиссии и дополнительные услуги маркетплейсов, необходимо обеспечить наличие следующих документов:

• Договор с маркетплейсом — подтверждает правовые основания взаимодействия и условия оказания услуг. В большинстве случаев заключается в электронной форме, но должен быть доступен для предъявления по требованию налоговой.
  
• Отчёты о продажах и удержаниях — эти отчёты предоставляются площадкой в личном кабинете и содержат подробную информацию о каждой операции, включая суммы начислений и удержаний.
  
• Акты оказанных услуг — подтверждают факт оказания платных услуг со стороны маркетплейса. На многих платформах акты формируются автоматически в электронном виде и подписываются электронной подписью.
  

Отсутствие одного или нескольких из этих документов делает расходы неподтверждёнными с точки зрения налогового законодательства. Особенно критично это для предпринимателей, применяющих УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы». Именно на этом режиме налоговая активно проверяет обоснованность списания затрат.

Поэтому важно не только сохранять все документы, полученные от маркетплейсов, но и регулярно выгружать и архивировать их, особенно если доступ к ним ограничен по времени. Также рекомендуется вести систематизированный учёт удержаний и услуг — это позволит не только правильно рассчитать налог, но и оперативно подготовиться к возможной проверке.

3. Сверки с маркетплейсами — обязательная часть контроля

Несмотря на высокую автоматизацию процессов, маркетплейсы нередко допускают ошибки в отчётных документах. В отчётах о продажах, удержаниях и возвратах могут встречаться неточности:

• неверно рассчитанная комиссия,
  
• списания по чужим заказам,
  
• дублирование или отсутствие операций,
  
• ошибки в датах отгрузки и оплаты,
  
• неучтённые возвраты от покупателей,
  
• некорректные удержания за логистику, хранение или рекламу.
  

Подобные отклонения могут привести к искажению финансовой картины бизнеса. Если опираться только на поступления на расчётный счёт или не сверять данные маркетплейса с внутренним учётом, велика вероятность:

• неправильно определить сумму налогооблагаемого дохода,
  
• упустить из виду удержания, которые можно было бы списать как расходы,
  
• завысить или занизить фактическую прибыль,
  
• не выявить системные ошибки со стороны площадки.
  

Особенно актуальны регулярные сверки при высоком объёме операций, когда вручную отследить каждую продажу и возврат становится практически невозможно.

Рекомендуется проводить сверки с маркетплейсами не реже одного раза в месяц, это позволяет своевременно выявлять расхождения и оперативно реагировать: направлять запросы в службу поддержки, оформлять корректировки, подавать претензии.

Кроме того, результаты сверок служат основой для корректного бухгалтерского и налогового учёта. На их основе формируются данные о выручке, списаниях, начислениях по налогам и обязательствам.

4. Налоговый режим напрямую влияет на финансовый результат

Выбранный режим налогообложения оказывает прямое влияние на сумму налогов, которую предприниматель обязан уплатить в бюджет. Для продавцов на маркетплейсах — таких как OZON, Wildberries (WB, ВБ, РВБ), Яндекс Маркет — выбор режима особенно важен, поскольку он зависит от структуры доходов и расходов, модели взаимодействия с поставщиками и покупателями, а также масштабов бизнеса.

Какие системы налогообложения (СНО) можно использовать?

УСН 6% (доходы)
Простой и понятный режим, который подходит для большинства начинающих предпринимателей. Налог рассчитывается как 6% от общего дохода, без учёта расходов. Этот вариант выгоден тем, у кого:

• невысокие постоянные издержки,
  
• простая схема работы,
  
• нет необходимости в подтверждении затрат.
  

УСН 15% (доходы минус расходы)
Подходит тем, кто активно использует платные услуги маркетплейсов (логистика, продвижение, хранение, реклама), закупает товар, инвестирует в упаковку и сервис. При правильной фиксации расходов и наличии подтверждающих документов налоговая база может быть значительно ниже, чем при УСН 6%. Однако здесь крайне важен точный и регулярный учёт всех затрат — без него режим теряет смысл.

ОСНО (общая система налогообложения)
Наиболее сложный режим в плане администрирования. Используется, как правило, если:

• компания работает с юридическими лицами, которым требуется НДС,
  
• важно принимать НДС к вычету,
  
• бизнес ориентирован на крупные поставки или тендеры.
  

ОСНО требует ведения полноценного бухгалтерского и налогового учёта, регулярной отчётности по НДС и налогу на прибыль. Самостоятельное сопровождение такого режима без профессионального бухгалтера сопряжено с высокими рисками.

Выбор налогового режима должен быть осознанным и стратегическим.
Он зависит от специфики деятельности, объёма выручки, структуры расходов и бизнес-целей. Оптимально обсудить этот вопрос с бухгалтером до начала продаж, либо при изменении масштаба бизнеса. В ряде случаев переход на другой режим позволяет существенно снизить налоговую нагрузку — вплоть до десятков или сотен тысяч рублей в год.

5. Работа с НДС требует точности и профессионального подхода

Если предприниматель или компания применяет общую систему налогообложения (ОСНО), это означает обязанность по ведению полного НДС-учёта. Работа с налогом на добавленную стоимость — одна из наиболее сложных и формализованных областей налогового администрирования, особенно при продажах через маркетплейсы, ориентированные на B2B-сегмент, такие как OZON, Яндекс Маркет, РВБ и другие.

При работе с НДС необходимо:

• своевременно и корректно выставлять счета-фактуры покупателям;
  
• принимать к вычету НДС по закупкам на основании надлежащих документов;
  
• вести журнал учёта счетов-фактур и книгу покупок/продаж;
  
• ежеквартально сдавать декларацию по НДС в установленные сроки;
  
• быть готовым к камеральным и выездным проверкам со стороны ФНС.
  

Даже небольшие ошибки в оформлении документов или задержки в сдаче отчётности могут повлечь серьёзные последствия:

• доначисления налога,
  
• пени и штрафы,
  
• блокировку расчётного счёта,
  
• ограничение работы через площадку,
  
• потерю права на вычет НДС.
  

На практике многие продавцы сталкиваются с проблемами при попытке совмещать активные продажи с самостоятельным ведением НДС-учёта. Особенно это актуально при большом потоке операций и недостаточном опыте в области налогообложения.

Если вы не уверены в правильности ведения НДС-документации, рекомендуется передать эту функцию профессиональному бухгалтеру или аутсорсинговой компании. Это позволит:

• избежать налоговых рисков,
  
• минимизировать ошибки в отчётности,
  
• сэкономить время и ресурсы,
  
• сохранить доверие со стороны налоговой службы и деловых партнёров.
  

Компетентный специалист не только обеспечит корректное ведение НДС-учёта, но и поможет оптимизировать налоговую нагрузку за счёт грамотной работы с вычетами и корректировками.

6. Момент выставления счёта-фактуры при продаже через ПВЗ

Счёт-фактура по НДС должна быть выставлен в момент, когда происходит передача товара покупателю или оплата товара, в зависимости от того, что происходит раньше. В контексте продаж через маркетплейс и ПВЗ это может быть следующим образом:

1. При оплате товара клиентом на маркетплейсе: Счёт-фактура может быть выставлен в момент, когда покупатель производит оплату, так как это момент, когда возникает обязательство по уплате НДС.
   
2. При выкупе товара с ПВЗ: Если товар уже был оплаченный и выкуплен покупателем, то в момент выкупа товара из ПВЗ тоже можно сформировать счёт-фактуру, так как товар передан покупателю.
   
3. При переводе денег маркетплейсом: В некоторых случаях, например, если товар был оплачён, но деньги ещё не поступили на счёт продавца, счёт-фактуру можно выставить только тогда, когда маркетплейс переведёт деньги. Однако, если товар уже передан покупателю (что является моментом поставки), то формирование счёт-фактуры возможно раньше.
   

Таким образом, оптимальный момент для формирования счёт-фактуры — при передаче товара покупателю, но важно учитывать конкретные условия и политику маркетплейса.

Заключение

Продажа через маркетплейсы — это удобный способ для бизнеса, но бухгалтерия требует внимательного подхода. Комиссии, удержания, возвраты и налоговые нюансы могут привести к ошибкам, штрафам и искажению финансовой отчётности. Регулярные сверки и правильный учёт — залог правильных расчётов и стабильности бизнеса. Профессиональный аутсорсинг бухгалтерии позволяет минимизировать риски, сэкономить время и сосредоточиться на развитии бизнеса. Системный подход к учёту — ключ к успешному росту на маркетплейсах.